Agiles und transparentes Projektmanagement bei Lotto Baden-Württemberg

Das Projekt Management Office – kurz: PMO – in einem Unternehmen definiert Projektmanagement-Standards und hält diese aufrecht. Bei Lotto Baden-Württemberg gibt es dies. Der Leiter des Projekt Management Office gibt in diesem Beitrag Einblicke und Ausblicke in die neue, transparente Projektarbeit im Unternehmen.

Wer die Wahl hat…

Steigendes Projektvolumen und die erhöhte Komplexität der Projekte machten die Einführung eines einheitlichen Projektmanagement-Reporting bei LottoBW notwendig. Es braucht schließlich jemanden im Unternehmen, der bei all den Prozessen, Veränderungen und Risiken den Überblick behält. Kanban, PRINCE2, Scrum, Agiles Vorgehen. Es gibt viele verschiedene Projektmanagement-Methoden. Jedes Unternehmen kann sich an einem bereits etablierten Standard orientieren oder das für sich passende, individuelle Projektmanagement einführen. Bei LottoBW hat man sich für die Implementierung eines PMO entschieden. Eingegliedert in eine bereits bestehende Stabstelle.

Das PMO besteht aus mehreren Kollegen, die gemeinsam einen Leitfaden für das Projektmanagement im Unternehmen entwickelt haben. Nach diesem internen Standard werden seit Anfang des Jahres 2020 Projekte abgebildet. Das PMO ist dafür verantwortlich, alle Informationen der einzelnen Projekte an einer Stelle zusammenzuführen. Die Kollegen arbeiten dabei selbst nicht in den Projekten mit. Sie haben aber den unternehmensweiten Überblick über den Stand der Projekte. Auch die Dokumentation, die Projekt-Kennzahlen, -Querverbindungen zu anderen Projekten und selbstverständlich das Budget werden hier im Blick behalten.

Das PMO bei LottoBW hat den Überblick über den Stand aller Projekte

Transparenz als Schlüssel zum Erfolg

Projektmanagement gab es bei LottoBW natürlich bisher auch. Aber eben nicht einheitlich und nicht vollkommen transparent. Heute ist das Unternehmen agiler und das Projektmanagement transparenter. Um den Überblick über alle Projekte im Unternehmen zu haben, hat Lotto Baden-Württemberg ein Projektmanagement Board entwickelt. Die ca. 1,8 x 3m große Tafel steht am Eingang unseres Betriebsrestaurants. Hier werden alle Projekte und deren Fortschritte dargestellt. Transparent für jeden.

LottoBW hat ein Projektmanagement-Board entwickelt und in der Kantine aufgestellt.

Ziel des Boards ist es, Treffpunkt an einem zentralen Ort im Haus zu sein. Die Teams sollen sich hier zu kurzen Besprechungen treffen. Weitere Schritte können hier festgelegt werden. Genauso dient das Board dem Erkennen von Querverbindungen zu anderen Projekten. In Corona-Zeiten sollen diese Meetings natürlich nicht stattfinden.

LottoBW hat sich bewusst für ein PMO entschieden

Strategische oder innovative Aufgabenstellungen im Unternehmen lassen sich am besten mit Projekten abwickeln. Für den Projektleitenden hat es den Vorteil, dass es definierte Abläufe gibt und eine gewisse Freiheit in der Umsetzung. Die Geschäftsleitung profitiert von einem einheitlichen Reporting und der ständigen Transparenz über Fortschritt und Budget der Projekte. Die Führungsebene wird auch entlastet. Jeder Mitarbeiter kann ein Projekt leiten – es muss nicht immer der Vorgesetzte sein. Durch Workshops im Unternehmen hatte jeder Mitarbeiter die Gelegenheit, den neuen Leitfaden kennenzulernen und zu verstehen. Wenn er die Entscheidungswege bis zur Projektfreigabe einhält, kann ein jeder Mitarbeiter ein Projekt umsetzen. Ob agil oder traditionell ist egal. Agil bedeutet konkret: Das Ziel ist der Fokus. Die Umsetzung kann an verschiedenen Stellen beginnen. Hauptsache das Ziel wird erreicht. Und genau das wird durch das PMO überwacht.

Der Fortschritt der Projekte wird monatlich aufbereitet. Alle Projekte und Projektstände werden transparent gemacht. Läuft es mal nicht, gibt es dafür einen Grund. Dem geht das PMO nach und löst das Problem – auch ohne die Geschäftsleitung.